記賬代辦

記賬代辦

 文所指的代理記帳公司,是經所在地縣級人民政府財政部門批準,並向市財政局領取了《代理記帳許可證書》,主要從事代理記帳業務的中介機構,並非是沒有資質的所謂財務(谘詢)公司。代理記帳公司與同是中介機構的會計師事務所和稅務師事務所相比,其特點是公司規模比較小,知名度比較差,但以其數量眾多,仍然占有著代理記帳業務的大半邊市場,往往是中小型企業在公司設立或開辦初期的首選。代理記帳公司的主要業務範圍相對簡單,對會計從業人員的素質要求相對較低,隻要持有會計從業資格證書,就可以到代理記帳公司工作。所以,代理記帳公司往往成為新手的練兵場和跳板,現在很多剛畢業的大學生就是經過代理記賬公司的實習階段,然後另謀高就走向大中型企業的會計崗位的。由此看來,代理記帳公司是培訓新人的地方,也是會計從業人員流動性很大的地方,也是特別需要加強內部控製的地方。主要表現在以下兩個大的方麵: 

　　一、會計從業人員流動性比較大,在業務交接方麵如果沒有有效的內部控製手段,很可能導致客戶信息泄露,甚至是客戶的流失。 

　　筆者曾有一位同事,是從某代理記賬公司辭職後被本公司招聘過來的。在他離開原公司的時候,帶走了曾經由他代理記賬的大部分客戶,為此,原公司在扣掉他一個月的工資的同時,也造成了嚴重的客戶流失。後來,這位同事又從本公司離開了,同樣被扣掉一個月的工資,卻沒有帶走公司的客戶,隻是對公司的處罰耿耿於懷。從這件事情上足以看出人員流動給公司經營活動帶來風險。 

　　按照本文摘要中提到的內部控製5要素進行分析,人員流動風險的形成首先取決於企業的內部環境。因為,內部環境規定單位的紀律與架構,影響經營管理目標的製定,塑造單位文化並影響員工的控製意識,是實施內部控製的基礎。內部環境通常包括下列方麵: 

　　(1) 單位的治理結構; 

　　(2) 單位的內部機構設置及權責分配; 

　　(3) 內部審計機製; 

　　(4) 單位的人力資源政策; 

　　(5) 單位文化,包括單位整體的風險意識和風險管理理念,全體員工的誠信、道德價值和法製觀念等。 

　　上文中提到的某公司,正是因為內部環境方麵出了問題,才導致人員流動的風險損失。據說該公司經理隻注重開拓業務市場,經常不在公司,客戶來訪都是由這個會計主管接待,一來二去的,客戶就把那個會計當成公司負責人了,這也為後來那個會計離職並挖走公司客戶埋下了隱患。而且該公司也疏於人事方麵的管理,據說該公司是不跟員工不簽勞動合同的,也不繳納社會保險,對人員離職也沒有文字方麵的限製性規定,所以,當客戶流失得風險發生了,也隻有用扣工資的手段來彌補損失了。 

　　而本公司當時正處在初創階段,急需會計從業人員。公司領導層雖然有一點內部控製的理念,但由於管理經驗比較少,應對風險的具體措施也不到位。比如,公司在招聘人員時,就沒有進行用人方麵的風險評估,在業務方麵考察的比較多,而在職業道德和誠信方麵考察的比較少,盡管錄用後也簽訂勞動合同,但在離職交接方麵並沒有做出具體的和限製性的規定。同時勞動合同沒有經過勞動管理機構的公證,即沒有法定的約束力,當人員流動帶來的損失發生時,除了扣工資,也沒有更好的對策。另外,當新員工入職後,公司隻重視業務培訓,卻忽視了職業道德和會計法規的教育,也造成後來發生的會計人員離職後不交接就走人的事件,這給公司的正常業務代來了很大困難,在客戶中造成了不良的影響。 

　　以上事例是對用人風險的分析。對此類風險,應采取的內部控製措施,雖然因公司的具體情況不同而各有差異,但大體上應該注意以下方麵:公司首先要重視內部環境的建設,打好實施內部控製的基礎。在招聘員工時,盡量從多方麵對應聘人員進行考察,以便選擇德才兼備的人員加入。同時,還要建立健全規範的人事管理製度,比如在簽訂勞動合同時,必須填寫關於員工離職後要繼續為自己所代理過的客戶信息保密的條款,盡量通過勞動管理部門的公正,以在萬不得已的時候,通過法律手段保護公司的合法利益。還要通過製定一係列內部控製措施,合理保證客戶信息安全,避免或減少會計從業人員流動時給公司經營帶來的損失。 

　　二、對日常經營的風險評估和內部控製措施 。 

　　除了上述的人員流動風險以外,代理記賬公司在日常經營中也麵臨種種內部風險和外部風險。因此要經常對這些風險進行評估,製定應對措施,防範於未然。 

　　常見的內部風險,以筆者的觀察,主要表現在以下幾個方麵: 

　　(一) 原始憑證交接過程中的風險評估和應對措施: 

　　代理記賬公司的主要經營範圍就是代理記賬。記賬之前要取得原始憑證。不論是到客戶那裏取還是客戶送上門,都會出現原始憑證丟失又分不清責任的問題。本公司創建之初就曾經出現過類似的問題,一張重要的原始單據不見了,客戶就說給亚洲国产第一站精品蜜芽了,而亚洲国产第一站精品蜜芽就說沒有見到,雙方爭執不下,傷了和氣,最後丟了客戶。後來,亚洲国产第一站精品蜜芽吸取了教訓,製定了一條內控措施,就是與客戶簽訂交接單。無論會計們手頭工作有多忙,對來自客戶或經理交給的原始憑證,都要認真清點,有疑問當場提出。確認單據數量、金額等事項確實無誤後,簽署交接雙方的姓名和交接日期。自從忘忧草app下载實施這一措施後,再也沒有出現過上述的糾紛。另外,還有的代理記賬公司,由專人(通常是經理本人)到客戶那裏取單據,這也是內部控製的措施之一,為了避免會計從業人員與客戶直接見麵而帶來的弊端,不妨可以借鑒。 

　　(二) 賬務處理和納稅申報過程中的風險評估和應對措施: 

　　上麵提到過,代理記賬公司的特點之一,就是人員的業務素質比較低,通常是一個老會計帶著幾個小會計。這種人員組合,對企業來說有著節約人力成本的經濟優勢,但同時也會產生會計處理差錯率加大的風險。本公司過去曾在離職會計已經走了以後,才由經理或主管會計對離職會計做的帳和納稅申報情況進行突擊檢查,往往都會找到一些問題,公司便以此為由,扣罰離職會計工資,造成了“人一走茶就涼”的局麵,使走了的和留下的會計們心理麵都不是滋味。而另一方麵,新來的會計隻對自己的工作負責,不願意做對以前會計差錯更正的工作,因為這個工作既費時又費力,對代理記賬按戶取酬的會計來說,多一事不如少一事。如此以來,會計差錯問題會積攢的越來越多,終於到了稅務檢查時,不得不改了,於是乎公司上下一起動手,把幾年的帳重新翻一遍,但也未必能解決所有的問題,真真一個勞民傷財! 

　　如何應對這種記賬錯誤且又更正不及時所帶來的風險呢?筆者認為有兩點:

        一是：在選擇會計方麵,公司管理層不要過分追求經濟實惠效應。這就好比在市場上購物,物美價廉的東西並不是隨處可見的,何況現在市場上的某些名牌產品也會出質量問題。

        二是：公司既然無心改變用人的策略,那隻有在加強內部控製方麵入手,以彌補人員業務素質的不足。本公司曾采用過這樣的措施――安排了一位經驗比較豐富的老會計來檢查小會計做的帳。小會計做的納稅申報表,隻要有稅額,就得由老會計過目,認為沒有錯誤了,再由小會計申報。此政策實施後的第一個納稅申報期,矛盾就出現了。由於代理記賬與企業自己記賬相比有個特點,就是所有的賬務處理幾乎都是在月末時完成。老會計自己手上也有幾家業務量較大的客戶,過去也是緊忙乎才能做完,現在除了完成自己的那份工作之外,還要給小會計看帳把關,立即感覺時間有限、精力不足了。就這樣,挺好的內控措施還沒有實施就束之高閣了。 

　　以筆者之見,上述的內控措施的出發點和目的都是好的,是為了及時發現問題和解決問題,把會計差錯的風險控製在萌芽狀況之中,隻是在實施這項內部控製時,內控人員選擇不當。根據《企業內部控製基本規範》的要求,大型企業應當在董事會下設立審計委員會。審計委員會負責人應當具備相應的獨立性、良好的職業操守和專業勝任能力。代理記賬公司由於規模太小,不可能設立審計委員會,但是可以設立內部控製和審計的專門人員(專員)。這個崗位的專員,除了具備良好的職業操守和專業勝任能力之外,還應接受公司董事會的直接領導,具有相應的獨立性。在日常工作中,內控審計專員除了檢查會計從業人員的賬務處理和納稅申報有無差錯之外,也有權對公司經營過程的其他業務實施內部監督,對檢查中發現的內部控製重大缺陷,有權直接向公司董事會和監事匯報。